Wenn Sie sich für eine Studienteilnahme bei Profil interessieren, ist unsere Studienberatung Ihr erster Ansprechpartner. Unsere Recruitment Coordinator beantworten Ihre Fragen zu einer potentiellen Studienteilnahme, nehmen Ihre Daten auf und prüfen, ob Sie zu einer aktuellen Studie passen. Im Interview mit Karina K., Recruitment Coordinator bei Profil, möchten wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere Studienberatung geben.
Was sind Ihre Aufgaben als Recruitment Coordinator bei Profil?
„Die Aufgaben sind vielfältig und umfassen alles, was mit der Termingestaltung und -absprache mit dem Probanden zu tun hat. Sobald das Studienprotokoll vorliegt wird ein schriftlicher Rekrutierungsleitfaden erstellt, der alle Informationen enthält, die bei der Auswahl der Studienteilnehmer berücksichtigt werden müssen (z. B. Ein- und Ausschlusskriterien, Terminstruktur, Informationen zur Abrechnung etc.). Daraufhin kann als erster Schritt der Studienplanung geklärt werden, welcher registrierte Proband überhaupt für die aktuelle Studie geeignet ist. Dazu werden sämtliche Probanden der internen Datenbank ausgewählt, die die wesentlichen Teilnahmekriterien erfüllen. Dies sind z. B. der Diabetes-Typ, das Alter, der BMI (Body-Mass-Index), die Medikation, der HbA1c-Wert (Langzeitblutzuckerwert), andere Begleiterkrankungen und Begleitmedikationen.
Dieser Auswahl folgt eine erste Kontaktaufnahme und ein Abgleich weiterer Kriterien, wie das Rauchverhalten, die aktuelle Verhütung und die Familienanamnese. Bei Eignung schließt sich nun die Vorstellung der Studie an (Inhalt, Ablauf, Terminstruktur). Später erfolgen weitere Gespräche zur exakten Terminvergabe. Dies ist unterschiedlich aufwendig: Es gibt Studien mit vier Terminen und welche mit 28 – da wird die Terminabsprache zur Mammut-Aufgabe, vor allem, wenn das mit 20 bis 30 Probanden zu erfolgen hat, da sind einige 100 Termine zu planen. Viele Studien umfassen zudem sogenannte externe Visiten (Kardiologie, MRT). Auch hierfür erfolgt die Terminkoordination mit den entsprechenden Fachärzten. Zusätzlich zu diesen regulären, d. h. studienspezifischen Terminen, sind außerplanmäßige Aufenthalte zu organisieren, wie Übernachtungen wegen langer An- / Abreise bei Profil oder im Hotel und Untersuchungen beim Augenarzt.
Wenn die Studie dann startet, kommen die Probanden nach und nach zu den vereinbarten Visiten ins Haus. Bei sämtlichen Terminen wird der Fortgang der Teilnahme beobachtet: Wer unterzeichnet, wer ist nach dem Screening geeignet und kann teilnehmen, wer nicht? Hier geht es weiter mit dem Probanden-Kontakt. Die Teilnehmer werden über die Ergebnisse der Untersuchungen informiert und die weitere Terminplanung wird bestätigt oder abgesagt. Ist ein Proband nach dem Screening ungeeignet, so muss nun sofort ein anderer Teilnehmer gefunden werden, der die frei gewordenen Termine übernehmen kann. Und an den Probanden, der nicht teilnehmen kann, wird ein Formular zur Abrechnung der Aufwandsentschädigung geschickt.“
Welchen Kontakt haben Sie zu den Studienteilnehmern und Interessenten?
„Der meiste Kontakt erfolgt via Telefon und E-Mail. Die Anzahl richtet sich dabei nach Komplexität der Studie und Fragestellung des jeweiligen Probanden. Natürlich haben erfahrene Studienteilnehmer in der Regel weniger Rückfragen als Studienneulinge. Es gibt Probanden, die kenne ich schon seit Jahren; es ist inzwischen ein freundschaftlicher Kontakt voller Vertrauen und Respekt und es macht Spaß nach und nach zu neuen Interessenten den gleichen Kontakt aufzubauen.
Wann immer es in den Tagesablauf passt, versuche ich die aktiven Teilnehmer einer Studie im Haus zu treffen, z. B. wenn sie nach der Untersuchung hier frühstücken oder wenn sie bei einem stationären Aufenthalt länger bei uns sind. Beide Seiten freuen sich das „Gesicht hinter der Stimme“ zu sehen – das stärkt das Miteinander.
Außerdem stehe ich während der gesamten Studie als Ansprechpartner stets zur Verfügung (Belange zur Terminabsprache, Abrechnungsfragen, Fragen zum Parken bzw. Übernachten etc.).“
Welche Daten werden in der Datenbank gespeichert? Wofür braucht Profil diese Daten? Wie wird ein Interessent in die Datenbank aufgenommen?
„In unserer Datenbank werden die Kontaktdaten des Interessenten (Adresse, E-Mail, Telefonnummern), das Alter, der BMI, das Rauchverhalten, sowie Angaben zu Erkrankungen und Medikamenten erfasst. Profil braucht diese Angaben, um zu prüfen, welche Studie überhaupt für den Interessenten in Frage kommt.
Die Aufnahme in die Datenbank erfolgt während eines Gesprächs am Telefon, da jeder Interessent zunächst einwilligen muss, dass seine Daten in unserer Datenbank erfasst werden. Außerdem gibt es vielfach Rückfragen von beiden Seiten und die meisten Interessenten haben konkrete Fragen zum Ablauf einer Studie.“
Welche Voraussetzungen muss ein Interessent mitbringen, um an einer Studie teilnehmen zu können?
„Das ist recht vielfältig und je nach Studie unterschiedlich. Die Ein- und Ausschlusskriterien werden vom jeweiligen Studienprotokoll vorgegeben. Die Parameter, die zur Auswahl herangezogen werden, sind stets dieselben: Das Geschlecht, das Alter, der BMI, die Art der Erkrankung und der Medikamente sowie der dazu gehörenden Einstellung (HbA1c-Wert, Blutdruck etc.). Außerdem sollte er in der Lage und gewillt sein, den Anweisungen und Regeln zu folgen.“
Wie werden die Teilnehmer für eine bestimmte Studie ausgewählt?
„Wir können mit einer speziellen Suchfunktion diejenigen Probanden aus der Datenbank filtern, die die Eckdaten der Studie erfüllen. Der Filter zeigt dabei sowohl „alte Hasen“, d. h. Probanden, die schon einige Male an einer Studie teilgenommen haben, genauso wie Interessierte, die neu in der Datenbank sind.
Wer alle Kriterien (wie oben genannt) erfüllt, wird angerufen. Nun werden Daten aktualisiert und weitere Details geklärt. Passt alles, so wird der Proband über die Studie informiert und sofern er Interesse hat, landet er / sie auf einer Warteliste bis es schließlich zur Terminvergabe geht.
Unser Ziel ist es, immer mehr Neulinge zu alten Hasen zu machen. Es gehört eine gute Verbindung zum Studienteilnehmer dazu. Ein guter Rekrutierer beantwortet Fragen, bevor sie gestellt werden und fängt Probleme ab, bevor sie entstehen.“
Haben Sie weiterhin Kontakt mit einem Probanden, für den eine passende Studie gefunden wurde? Welche Schritte folgen?
„Ja, während der kompletten Studiendauer, also in der Regel über einige Monate hinweg – Umfang je nach Anliegen und Fragestellung. Circa jeder zweite Teilnehmer hat während seiner Teilnahme Anliegen wie Änderungswünsche zu Terminen, abrechnungsrelevante Fragen und organisatorische Belange (z. B. Übernachtungen etc.).“
Und was erwartet Sie vor der Studienteilnahme, bei den Visiten oder während der Studie? Lesen Sie dazu mehr in unserem Interview mit unserem Studienarzt Felix Sievers.
